Ihre Automaten werden an simple system angebunden, indem jeder Master als eigener simple system Benutzer angelegt wird. Ihr Warenausgabeautomat sendet Bestellungen im OpenTrans-Format per E-Mail an
simple system. Bitte achten Sie auf eine fehlerfreie Konfiguration und einen aktuellen Stand Ihrer Automatensoftware. Bestellungen, die nicht den Formatvorgaben entsprechen, werden von dersimple system Plattform abgelehnt und dem definierten technischen Ansprechpartner übermittelt. Grundsätzlich muss der Benutzer so konfiguriert sein, dass Bestellungen ohne manuelle Eingaben möglich sind. Sonst ist eine automatisierte Weiterleitung an Lieferanten nicht möglich.

Benutzeranlage

Persönliche Daten

• Legen Sie einen neuen Benutzer für den Warenausgabeautomaten an.
• Vor- und Nachname sind frei wählbar.
• Tragen Sie bei der Benutzer-ID eine nur für den Automaten bestimmte ID ohne Umlaute ein.
• Vergeben Sie bei dem Benutzer ein Passwort.
• Geben Sie als E-Mail-Adresse eine beliebige E-Mail-Adresse aus Ihrem Unternehmen an, um zum Beispiel Informationen über abgelehnte Warenkörbe oder Bestellbestätigungen Ihrer Lieferanten zu empfangen.
• Die Benutzer Bestellnummer ist optional und ersetzt die Bestellnummer aus dem hinterlegten Nummernkreis.
• Geben Sie bei „Feste Adresszeile 3" die Information an, dass es sich bei der Bestellung um eine vom Automaten generierte Bestellung handelt, sodass Ihre Warenannahme diese bei Empfang der Lieferung zuordnen kann.

Benutzerkatalogverwaltung

• Ordnen Sie diesem Benutzer Lieferantenkataloge der Lieferanten zu, bei denen künftig Bestellungen über den Warenausgabeautomaten platziert werden sollen.
• Bestellungen mit Positionen, die nicht im Katalog des Lieferanten enthalten sind, werden von der simple system Plattform abgelehnt.

Bestellwertgrenzen & Genehmigungsverfahren

• Vergeben Sie bei dem Benutzer keine Bestellwertgrenzen, da ansonsten die automatisch generierten Bestellungen blockiert werden können.
• Für Bestellungen des Warenausgabeautomaten kann ein Genehmigungsverfahren hinterlegt werden.

Rechteverwaltung

Der angelegte Benutzer muss mindestens über die Rechte "Preise anzeigen" und"Bestellberechtigung" verfügen.

Standard-Lieferadresse

Die Angabe einer Standard-Lieferadresse ist zwingend notwendig, da ohne diese die Bestellung des Warenausgabeautomaten nicht verarbeitet werden kann.

Standard-Kostenstelle & Standard-Kontierung

Wählen Sie hier eine Kostenstelle bzw. eine Kontierung aus, die standardmäßig in alle Bestellungen des Warenausgabeautomaten übernommen werden soll.

Pflege der Kreditorennummern auf simple system

Stellen Sie sicher, dass in der "Administration" unter "Lieferanteneinstellungen" Ihre Kreditorennummern für alle Lieferanten, die dem Benutzer des Warenausgabeautomaten zugeordnet werden, gepflegt worden sind.

Die Kreditorennummern müssen analog zur Plattform in der Software des Warenausgabeautomaten gepflegt werden.

Genehmigungsverfahren des Warenausgabeautomaten

Bitte beachten Sie, dass Mengenänderungen durch einen Genehmiger, bei freizugebenden Warenkörben, nicht vom Warenausgabeautomaten berücksichtigt werden.
Werden beispielsweise 10 Paar Sicherheitshandschuhe durch den Warenausgabeautomaten bestellt, die Menge jedoch im Rahmen des Genehmigungsverfahrens auf 5 Paar geändert, würde der Warenausgabeautomat bei erneutem Erreichen des Meldebestandes keine Bestellung auslösen bzw. 5 Handschuhe zu wenig bestellen, da diese bereits als bestellt vermerkt sind.