Bestellwertgrenzen_Genehmigungsverfahren

 
Bestellwertgrenzen
Hier können Sie festlegen bis zu welchem Wert ein Benutzer Artikel bestellen darf. Diese Einstellung ist lieferantenübergreifend. Eine Einstellmöglichkeit pro Lieferanten gibt es hier nicht.

Genehmigungsverfahren
Je nach Unternehmensanforderung können Sie auf unserer Beschaffungsplattform einen individuellen mehrstufigen Genehmigungsworkflow mit Berücksichtigung von Kostenstellen-Budgets festlegen. Damit kann Ihr Wunsch nach einem vollständig automatisierten Beschaffungsprozess realisiert werden.
Das Genehmigungsverfahren kann bis zu 4 Stufen enthalten. Es startet erst, sobald einer der beiden Werte auf min. 0.01 Euro gesetzt wurde. Es gibt auch die Möglichkeit, einen Genehmiger für jeden Lieferanten vorzuschalten. Schauen Sie dazu bitte in die Lieferanteneinstellungen.
Die Einstellung, ob und wann eine Erinnerung an den Genehmiger und oder dessen Vertreter versendet wird, finden Sie in den Firmendaten. Um genehmigen zu können, benötigen Sie das Recht "Genehmiger", welches Sie in der Rechteverwaltung vergeben können.

WICHTIG: Sowohl der Genehmiger als auch der Vertreter können, sobald der Besteller den Warenkorb abgesendet hat, genehmigen.

Der Genehmiger erhält unmittelbar nach Auslösen einer Bestellung eine Info-Mail an seine auf simple system hinterlegte E-Mailadresse über den freizugebenden Warenkorb. (Userdaten / Benutzerverwaltung)
In dieser Mail sind verschiedene Links enthalten, welche dem Genehmiger folgendes ermöglichen:

• freizugebende Warenkörbe ansehen, freigeben oder ablehnen. (Hierdurch gelangen Sie in eine neue Maske, in der der Warenkorb abgelehnt oder angenommen werden kann)
• anmelden, um freizugebenden Warenkorb zu ändern. (Hierdurch gelangen Sie zu simple system um Mengenänderungen durchzuführen, Bestellpositionen zu löschen oder Kostenstellen- bzw. Sachkontenänderungen vorzunehmen)

• Szenario 1 (Besteller versendet einen Warenkorb in Höhe von 2523€)
  • Besteller → Genehmiger = Teamleiter (z.B.: ab 0.01€)
  • Teamleiter → Genehmiger = Bereichsleiter (z.B.: ab 100 €)
  • Bereichsleiter → Genehmiger = Geschäftsführung (z.B.: ab 500 €)
  • Geschäftsführung → Genehmiger = Kein Genehmiger / Warenwert muss nicht weiter genehmigt werden → Bestellung wird an Lieferant weitergegeben. Erst jetzt ist die Bestellung in der Bestellübersicht ersichtlich, davor nur beim Besteller auf der Startseite rechts unter "XX Warenkorb beim Genehmiger".
• Szenario 2 (Lieferant hat einen Genehmiger)
  • Besteller → Genehmiger = Lieferanten Genehmiger (unabhängig von dem Warenwert)
  • Lieferanten Genehmiger → Warenwert Genehmiger 1
  • Warenwert Genehmiger 1 → Kein Genehmiger / Warenwert muss nicht weiter genehmigt werden
• Szenario 3
  • 4 Augen Prinzip
    • Dieses Prinzip können wir mit einem Workaround anbieten
    • Dazu benötigt man je Benutzer einen Bestell-, und einen Genehmigeruser, also bei 2 Benutzern sind das 4 User. Diese verknüpft man dann überkreuz.
      
      • Benutzer A Besteller
      • Benutzer B Genehmiger
      • Benutzer B Besteller
      • Benutzer A Genehmiger

 
Das Schaubild zeigt den kompletten Prozess.

 

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